BriefFrei

• Patrick Neumann / pepelabs
• Feldstrasse 1B, 03159 Doebern, Deutschland
• Website: www.pepelabs.de
• E-Mail fuer Datenschutz- und Kontaktanfragen: info@pepelabs.de
• Aktuell ist kein Datenschutzbeauftragter ersichtlich; das ist nur erforderlich, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dafuer vorliegen.

Diese Angaben sind jetzt an die oeffentlich sichtbaren Daten von pepelabs.de angelehnt. Fuer den Betrieb der App sollten sie auf allen Rechtsseiten identisch gepflegt werden.

• Kontoangaben: Name, E-Mail-Adresse, Sitzungskennung
• Dokumentdaten: Titel, Dateiname, erkannter Text, Analyseergebnis, Fristen, Aufgaben
• Dateiinhalte aus Uploads: PDF, Bild, Textdatei oder eingefuegter Dokumenttext
• Kontaktformulardaten: Name, E-Mail-Adresse und Nachricht
• Lokale Praeferenzen: Farbschema im Browser-Speicher

• Nutzerkonto, Anmeldung und Dokumentenverwaltung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Bearbeitung von Kontaktanfragen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder lit. f DSGVO
• Missbrauchsschutz, Sitzungsverwaltung und stabile Bereitstellung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Technisch erforderliche Speicherung im Endgeraet, z. B. Sitzungscookie oder Theme-Praeferenz: § 25 Abs. 2 TDDDG

Solange keine optionalen Analyse-, Marketing- oder externen Medien-Dienste aktiv sind, ist nach dem hier beschriebenen Modell kein Einwilligungs-Banner fuer Zusatzdienste noetig. Sobald solche Dienste aktiviert werden, sollten sie nur nach vorheriger Einwilligung freigeschaltet werden.

• Nutzerkonten, Dokumenteintraege, Kontaktanfragen und Loeschprotokolle werden lokal in data/brieffrei.sqlite gespeichert.
• Passwort-Reset-Anfragen werden ebenfalls in der lokalen Anwendungsdatenbank gespeichert.
• Hochgeladene Dateien werden lokal im Ordner uploads/ abgelegt.
• Die Theme-Einstellung wird im Browser als localStorage-Eintrag gespeichert.
• Fuer den geplanten Livebetrieb ueber IONOS SE sollten Webspace/Server, Datenbank, Backups, Supportpfade und Admin-Zugaenge im Verzeichnis der Verarbeitungstaetigkeiten auftauchen.

In der aktuellen Version liegen die Daten in einer lokalen Anwendungsdatenbank und im Projektordner. Im produktiven Betrieb sollte die Speicherung getrennt nach Produktivdaten, Protokollen und Backups dokumentiert werden.

• In der lokalen Demo werden Dokumente nicht an externe OCR- oder KI-Dienste weitergegeben.
• OCR und Auswertung laufen lokal auf dem eigenen System.
• Fuer den geplanten Livebetrieb ueber IONOS SE sind Hosting und technische Leistungen als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO zu dokumentieren.
• Wenn E-Mail-Postfaecher, Formulare oder Backups ueber denselben Anbieter laufen, sollten diese Prozesse getrennt beschrieben werden.
• Drittlanduebermittlungen duerfen erst nach sauberer Rechtspruefung und Transparenz aufgenommen werden.

• Sitzungs-Cookie wird als HttpOnly und SameSite=Lax gesetzt.
• OCR und Dokumentverarbeitung laufen lokal statt ueber Drittanbieter.
• Passwoerter werden gehasht gespeichert; vor Produktivstart sind HTTPS, Rollen-/Rechtemodell und saubere Mandantentrennung verbindlich zu machen.
• Nutzer koennen Datenauszug, Passwortwechsel, Dokumentloeschung und Kontoloeschung in der App ausloesen.
• Technische und organisatorische Massnahmen muessen vor Livegang an Art. 32 DSGVO ausgerichtet dokumentiert werden, einschliesslich Zugriffsschutz, Wiederherstellbarkeit und regelmaessiger Ueberpruefung.

• Nutzerkonto und Profildaten: fuer die Dauer des aktiven Kontos; bei Kontoloeschung Entfernung aus dem aktiven System unverzueglich, regulaer spaetestens binnen 30 Tagen.
• Dokumente, Analyseergebnisse und Upload-Dateien: bis zur Loeschung durch den Nutzer oder bis zur Kontoloeschung; danach Entfernung aus dem aktiven System unverzueglich, regulaer spaetestens binnen 30 Tagen.
• Kontaktanfragen: grundsaetzlich bis zum Abschluss der Anfrage, danach regulaer innerhalb von 6 Monaten loeschen, sofern keine weitere Geschaeftsanbahnung oder gesetzliche Pflicht entgegensteht.
• Passwort-Reset-Anfragen: Token nur fuer kurze Wiederherstellungszwecke; Ablauf nach 30 Minuten, technische Bereinigung spaetestens innerhalb von 7 Tagen.
• Loeschprotokolle: zur Nachvollziehbarkeit von Nutzerloeschungen regulaer bis zu 12 Monate, danach Loeschung oder Anonymisierung.
• Server- und Hosting-Logdaten: nach den jeweils dokumentierten Fristen des Hosters; fuer IONOS-Webhosting werden Besucherdaten laut IONOS-Hilfe derzeit 8 Wochen gespeichert.

Falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten in Einzelfaellen greifen, werden betroffene Daten nicht vor Ablauf dieser Fristen geloescht, sondern fuer andere Zwecke gesperrt.

• Backups dienen nur der technischen Wiederherstellung, nicht als paralleles Facharchiv fuer Nutzerdokumente.
• Vorgesehen ist ein rollierendes Backup mit begrenzter Aufbewahrung, zum Beispiel taegliche Sicherungen mit einer Maximaldauer von 30 Tagen.
• Geloeschte Daten verschwinden zuerst aus dem aktiven System; in Sicherungskopien bleiben sie nur bis zum regulaeren Ueberschreiben oder Ablauf der Backup-Frist erhalten.
• Wiederherstellungen aus Backups sollten protokolliert und auf berechtigte Administratoren begrenzt werden.
• Vor Livegang sollten Verantwortlichkeiten, Speicherorte, Verschluesselung und Restore-Tests verbindlich dokumentiert werden.

• Auskunft ueber gespeicherte Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Loeschung oder Einschraenkung der Verarbeitung
• Datenuebertragbarkeit, soweit anwendbar
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehoerde

Automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO werden in dieser Demo nicht getroffen; die App liefert nur Hinweise.

• DSGVO (EUR-Lex)
• BfDI: Recht auf Loeschung
• BfDI: Loeschkonzept
• BfDI: Verschluesselung und Backups
• TDDDG § 25
• DDG § 5
• IONOS: Datenverarbeitung durch Webhosting-Produkte
• IONOS: Vertrag zur Auftragsverarbeitung

• Dokumente strukturiert erfassen, kategorisieren und mit Fristen versehen
• Aufgaben, Erinnerungen und Erklaertexte auf Basis erkannter Inhalte vorbereiten
• Typische Schreiben aus Bereichen wie Jobcenter, Wohnen und Krankenkasse einordnen

BriefFrei ersetzt keine Rechtsberatung, Sozialberatung oder behoerdliche Entscheidung. Nutzer muessen jedes Ergebnis mit dem Originalbrief vergleichen und bei Unsicherheit fachliche Hilfe einholen.

• nur rechtmaessig erlangte und eigene bzw. berechtigt verwaltete Dokumente hochladen
• Eingaben und Dateien auf Vollstaendigkeit und Lesbarkeit pruefen
• Fristen und Entscheidungen nie blind uebernehmen
• Zugangsdaten vertraulich behandeln

• Upload rechtswidriger, fremder oder missbraeuchlich beschaffter Inhalte
• Nutzung zur Taeuschung gegenueber Behoerden, Gerichten oder Dritten
• technische Angriffe, Umgehung von Schutzmassnahmen oder uebermaessige Lasttests ohne Erlaubnis

Die hier gezeigte Version nutzt derzeit ein lokales Backend. Funktionen koennen erweitert, veraendert oder noch abgesichert werden. Fuer den produktiven Betrieb sollten SLA, Supportwege und Reaktionszeiten separat geregelt werden.

Fuer Inhalte der hochgeladenen Dokumente und fuer die finale Reaktion gegenueber Behoerden bleibt der Nutzer verantwortlich. Vor einem echten Marktstart sollten Haftungsregeln, Support und Leistungsgrenzen anwaltlich pruefbar finalisiert werden.

• Anbieter: Patrick Neumann / pepelabs
• Anschrift: Feldstrasse 1B, 03159 Doebern, Deutschland
• Website: www.pepelabs.de
• E-Mail: info@pepelabs.de
• Umsatzsteuer-ID laut pepelabs-Impressum: Nicht vorhanden / nicht erforderlich
• Verantwortlich fuer den Inhalt: Patrick Neumann, Feldstrasse 1B, 03159 Doebern

Fuer eine oeffentlich angebotene App ist eine ladungsfaehige Anschrift in der Anbieterkennzeichnung sehr wichtig. Wenn die Wohnadresse nicht veroeffentlicht werden soll, ist in der Praxis oft nur eine separate geschaeftliche Anschrift oder ein wirklich geeigneter Bueroservice/Geschaeftsadresse-Modell sinnvoll. Das sollte vor Livegang sauber rechtlich geprueft werden.

• Geplanter Hosting-Anbieter: IONOS SE
• Fuer den Livebetrieb sollten AV-Vertrag, Speicherort, Backup-Regeln, Logfristen und Admin-Zugaenge sauber dokumentiert werden.
• Im Impressum selbst steht normalerweise nicht die komplette Technikliste, aber Datenschutz und interne Verfahrensdokumentation sollten dazu passen.

Wenn Ratgeber, News oder redaktionelle Inhalte bereitgestellt werden, sollten zusaetzlich die dafuer verantwortlichen Personen benannt werden.

• DDG § 5 Anbieterkennzeichnung
• TDDDG § 25 Schutz der Privatsphaere bei Endeinrichtungen